Orga der Turniere

Alle unsere aufgeführten Prozesse beihalten eine Beschreibung, relevante Links und Dokumente, sowie eine Beschreibung der relevanten Verantwortlichkeiten von Projektpersonal. Dies ist ausdrücklich "nur" ein Vorschlag und sollte individuell an die Gegebenheiten der jeweiligen Partnerorganisation angepasst werden.

Erläuterung der Begrifflichkeiten:

• Zuständig: Diese Person ist federführen bei die "Durchführung" der Aufgabe. Hier ist nicht die Gesamtverantwortung im Sinne von "genehmigen" gemeint
  (denn die Gesamtverantwortung liegt immer bei der Projektleitung). 
• Unterstützt: Diese Person spielt eine unterstützende Rolle.
• Zu informieren:  Diese Person erhält Informationen über den Status der Aufgabe.

Vorbereitung

Rahmenbedingungen & Einladung

Der erste Schritt der Vorbereitung eines Futbalo Girls Turniers ist die Terminierung des Events. Der Termin kann entweder direkt von der Projektleitung/ -koordination oder auf Grundlage einer Umfrage mit den teilnehmenden Schulen festgelegt werden. Letzteres ist natürlich deutlich aufwändiger, wirkt aber auch Terminkollisionen entgegen. In jedem Fall sollten vor der Kommunikation eines Termins die Hallen- bzw. Platzkapazitäten gesichert sein. Plätze und Hallen können in der Regel über die Stadt gebucht werden. Bestehen bereits Kontakte zu Schulen oder Vereinen mit Großraumhalle oder Platz, kann die Anfrage auch über diese getätigt werden. Alternativ ist auch die Buchung einer Soccerhalle möglich. Wichtig ist nur, dass der Austragungsort für alle Programmschulen gut erreichbar ist.

Stehen Ort und Datum fest, wird die Einladung inklusive Elternbrief per E-Mail an alle Kooperationsschulen des Standorts geschickt. Auch die Head Coaches werden in CC der E-Mail gesetzt und erhalten zusätzlich eine Erinnerung auf der Member-Plattform. In diesem Zusammenhang lohnt es sich außerdem Stakeholder sowie die lokale Presse einzuladen.

Turnierleitung & Material

Kurz vor dem Turnierdatum sollten die Turnierleitung und der Spielplan feststehen. Die Turnierleitung sollte je nach Turniergröße und Erfahrungsstand ein bis zwei Personen umfassen. Es empfiehlt sich, einen Plan für die antizipierte Anzahl an Teams sowie jeweils einen Plan mit einem Team mehr und einem Team weniger anzufertigen, um auf kurzfristige Änderungen reagieren zu können (Beachte: Große Gruppen (>12 Personen) sollten wenn möglich geteilt werden, um allen Mädchen möglichst viel Spielzeit zu ermöglichen.). Außerdem sollten die Urkunden ausgedruckt und weitere sinnvolle Materialien (siehe Materialliste) mitgebracht werden. Falls angekündigt sind zudem Wasser und Obst vorzubereiten.

An- und Abreise

Die An- und Abreise der Schulen erfolgen eigenverantwortlich. Um einen vertretbaren Betreuungsschlüssel zu sichern, wird jedes Team von einer Lehrkraft/ Mitarbeiterin der Schule und einem Head Coach begleitet.